Die KURZEN Lieferschein-Nummern (1 – 6) in Bäckerei Extra! ergeben sich aus der Konstruktion des Programmes. Jeder Kunde kann pro Tag (= Lieferschein-Datum) maximal 6 Lieferscheine erhalten. Daraus ergeben sich auf dem gedruckten Lieferschein die Bezeichnungs-Texte: Lieferschein 1 / 10-07-2024 oder LS=Rechnung 1 / 10-07-2024 / Re# 24-000343 (Das Re# 24-000343 ist die Rechnungs-Nummer, die selbstverständlich fortlaufend zu sein hat!) Natürlich sind die kurzen Lieferschein-Nummer nicht fortlaufend, das wird vom Gesetzgeber auch gar nicht gefordert. Die kurzen Lieferschein-Nummern werden immer auf die Lieferscheine aufgedruckt! Mit dieser Information ist es ganz einfach, einen Lieferschein im Fenster der Lieferschein-Erfassung aufzufinden.
Die LANGEN Lieferschein-Nummern bestehen aus zwei Teilen, dem zweistelligen Geschäftsjahr und der eigentlichen 6-stelligen Lieferschein-Nummer! Beispiel: 24-000676 Die Lieferschein-Nummern sind fortlaufend. Sie können im Kunden-Datensatz des Lieferschein-Kunden entscheiden, ob die Lieferschein-Nummern für den Lieferschein-Kunden oder für den Fakturen-Kunden durchlaufend sein sollen!
Die Nummern für Lieferscheine mit langen LS-Nummern werden zB so aussehen: Lieferschein: 1 / 25-006712 Es handelt sich also um den ersten Lieferschein des Tages an diesen Kunden, dessen Kunden-Nummer im Kopf des Lieferscheines zu finden ist. Das Datum wird aus Platzgründen weggelassen, denn es ist ohnehin als Belegdatum am Lieferschein angedruckt.
DIe Nummern für Lieferscheine = Rechnung und langen LS-Nummern werden mit der Rechnungs-Nummer ergänzt und sehen dann beispielsweise so aus: LS=Rechnung: 3 / 25-003502 / Re# 25-000451 Es handelt sich also um den dritten Lieferschein des Datums an den Kunden, der Lieferschein trägt die lange LS-Nummer 25-003502, der Lieferschein ist auch gleich als Rechnung ausgeführt und trägt die Rechnungs.-Nummer 25-000451
Information 1: Die langen Lieferschein-Nummern sind selbstverständlich fortlaufend und es wird die jeweils letzte LS-Nummer jedes Kunden wird in einer eigenen Datei namens LSNUMMERN aufbewahrt, damit die nächste LS-Nummer anschließen kann.
Information 2: Das Geschäftsjahr kann entweder das Kalenderjahr sein oder an einem beliebigen Datum im Jahr beginnen, so wie Sie es mit dem Finanzamt festgelegt haben. Wenn das Geschäftsjahr am 1. Februar 2025 beginnt, so lautet das Geschäftsjahr am 10.Jänner 2026 eben noch 25-xxxxxx.
Information 3: Die lange Lieferschein-Nummer wird erst zum Zeitpunkt des Drucks vergeben! Sie können Lieferscheine vor dem Druck beliebig bearbeiten oder sogar löschen! Kein Problem entsteht!
Information 4: Wenn Sie einen normalen Lieferschein schon gedruckt haben, so können Sie den Lieferschein in der Lieferschein-Erfassung problemlos löschen. Aber: es wird zwar ein „Loch“ in der Lieferschein-Nummern-Folge entstehen, doch rechtlich ist das kein Problem. Aber: Sie werden Ihrem Kundne unter Umständen erklären müssen, warum auf seiner Sammelrechnung ein Lieferschein fehlt.
Information 5: wenn Sie einen schon gedruckten Lieferschein=Rechnung in der Lieferschein-Erfassung löschen, so werden Sie eine Mitteilung erhalten, dass die Rechnung Nummer GG-XXXXXX im Fakturenjournal automatisch storniert wurde! Bitte handeln Sie danach und: falls der Lieferschein schon beim Kunden ist, so muss der Kunde informiert werden, diesen Lieferschein mit einem „STORNO!“ quer darüber zu kennzeichnen! Sie selbst sollten diesen Lieferschein=Rechnung nicht wegwerfen, sondern im Ausgangsrechnungs-Ordner mit einem Strich quer darüber als „STORNO!“ kennzeichnen.
Information 6: Wenn Sie einen Lieferschein=Rechnung ein zweites Mal drucken, so wird Bäckerei Extra! bemerken, wenn Sie am Lieferschein etwas verändert haben! Haben Sie am Lieferschein etwas verändert, so wird die alte Rechnungsnummer automatisch storniert und eine neue Rechnungsnummer vergeben. Auch in diesem Fall sollten Sie den Kunden informieren und selbst den alten LS=Rechnung mit „STORNO!“ kennzeichnen!
Information 7: Beachten Sie bitte, dass Bäckerei Extra! alle diese Vorgänge protokolliert und Sie dieses Protokoll selbstverständlich einsehen und danach handeln können!