ACHTUNG! Bäckerei Extra! kann / wird / soll keine doppelten Rechnungsnummern vergeben! Die Ausgangsrechnungsdatei hat für die Rechnungsnummern einen eindeutigen Schlüssel. Eine beliebige Rechnungsnummer darf daher in der ganzen Ausgangsrechnungsdatei – aller Jahre! – nicht zweimal vorkommen!!
Bäckerei Extra! erzeugt bei Erstellung einer Rechnung die Rechnungs-Nummer im folgenden Format: JJ-NNNNNN Das JJ bedeutet die letzten beiden Ziffern des aktuellen Geschäftsjahres, das NNNNNN ist die laufende Rechnungsnummer mit vorangestellten Nullen.
Sehen Sie dazu auch die Bestimmung des Geschäftsjahres im Unternehmens-Stamm
Die folgenden Festlegungen gelten für die Rechnungsnummern:
* Die letzte Rechnungsnummer des aktuellen Geschäftsjahres wird aus der Fakturen-Journal-Datei gelesen, ein Eintrag der letzten Rechnungsnummer im Unternehmens-Stamm – wie zB in Bäckerei 2003 – das gibt es nicht mehr in Bäckerei Extra!
* Zur letzten Rechnungsnummer wird dann +1 hinzugezählt und das ist die neue Rechnungsnummer. Bäckerei Extra! stellt damit sicher, dass zwischen den Rechnungsnummern keine Lücken entstehen.
* Für die Berechnung des Geschäftsjahres ist das Fakturendatum (= Rechnungsdatum) verantwortlich! Das Fakturendatum ist, wie Sie wissen, bei den Sammelrechnungen frei bestimmbar, Sofortrechnungen und Lieferscheine = Rechnungen beziehen sich auf einen bestimmten Lieferschein und damit das Lieferschein-Datum.
* Im Unternehmens-Stamm können Sie bestimmen, mit welcher Rechnungsnummer am Geschäftsjahres-Beginn automatisch begonnen werden soll! Wenn also ein Fakturendatum größer als das Ende des laufendenden Geschäftsjahres erkannt wird und noch keine Rechnung im neuen Geschäftsjahr erstellt wurde, so wird automatisch eine neue Rechnungsnummer mit dem neuen Geschäftsjahr vergeben! Sollten Sie das [x] nicht gesetzt haben, so wird die Rechnungsnummer einfach fortgeführt, vorangesetzt sind halt nur die 2 Ziffern des neuen Geschäftsjahres.
* Ein Beispiel (bei Geschäftsjahr = Kalenderjahr): wenn Sie im Laufe des Jänner 2027 noch Dezember-Rechnungen aus 2026 erstellen wollen, so ist das absolut problemlos. Ihr Fakturendatum wäre zB der 27.12.2026. Das Programm ermittelt ganz automatisch die letzte Rechnungsnummer aus dem Jahre 2026 (zB 26-007581), addiert 1 dazu und schon ist die Rechnungsnummer 26-007582 auf dieser Rechnung!
Was will das Finanzamt bezüglich der Rechnungsnummern?
Achten Sie darauf, lückenlos fortlaufende Rechnungsnummern in Ihrem Fakturen-Journal UND Ausgangsrechnungs-Ordner für das jeweilige Geschäftsjahr Ihres Betriebs zu haben, weisen Sie den Verbleib fehlender Rechnungen (samt Rechnungsnummer) unbedingt nach!
Bäckerei Extra! unterstützt Sie mit dem Fenster in [Rechnungen] … 1-Sammelrechnungen … 5-Rechnungsnummern prüfen dabei, herauszufinden, ob es Lücken in der Rechnungsnummernfolge gibt!
Löschen Sie niemals eine Rechnung aus dem Fakturen-Journal! Das Löschen von falsch gedruckten Rechnungen ist logischerweise nur dann möglich, wenn das die allerletzten Rechnungen im Fakturen-Journal waren. Wenn Sie also gerade Sammelrechnungen mit der falschen Abrechnungsperiode oder den falschen Preisen etc. gedruckt haben, dann könnten Sie diese Rechnungs-Einträge aus dem Fakturen-Journal mittels [Rechnungen] … 1-Sammelrechnungen … 4-Ausgangsrechnungen am Bildschirm löschen/stornieren löschen und die dazu gehörenden Papier-Rechnungen wegwerfen. Im Normalfall müssen Sie die Rechnungen aber stornieren und die dazu gedruckten Papierrechnungen quer durchstreichen und „STORNO!“ draufschreiben. Dann bleibt die Rechnungsnummern-Folge und Sie können dem prüfenden Finanzbeamten nachweisen, was mit dieser Rechnung los ist.
Fehlende Rechnungen. Sollte es vorkommen, dass eine Papier-Rechnung aus innerbetrieblicher Schlamperei verlegt wurde, so können Sie fehlende Rechnungen in [Rechnungen] … 1-Sammelrechnungen … 4-Ausgangsrechnungen am Bildschirm löschen/stornieren anzeigen und von der Anzeige drucken.
Monatliche Rechnungskontrolle. Drucken Sie am letzten Tag jedes Monats die Ausgangsrechnungsliste [Rechnungen] … 2-Fakturen-Journal … 9-Druck der Ausgangsrechnungen nach Rechnungsnummern und kontrollieren Sie
– sind alle Rechnungsnummern fortlaufend?
– sind Rechnungen, die storniert werden sollten, auch tatsächlich im Fakturenjournal als „storniert“ gekennzeichnet?
Damit muß die Summe am Ausdruck der tatsächlichen Summe aller Rechnungen in diesem Monat entsprechen.
Falls Sie Korrekturen vornehmen müssen, drucken Sie hinterher das Fakturenjournal nochmals aus und legen Sie nun die richtige Ausgangsrechnungsliste in einem eigenen Ordner ab. Die Ausgangsrechnungslisten geben Ihnen auch die Möglichkeit, jederzeit auf die Frage zu antworten, an wen denn zB die Rechnung Nr. 27-001245 ausgestellt wurde und Sie können diese, auch wenn Sie die Rechnungen kundenweise abgelegt haben, recht einfach finden.
Übrigens: Die Ablage der Rechnungen nach Kunden macht es sehr schwer, verlegte oder fehlende Rechnungen zu identifizieren! Wenn Sie die Rechnungen nach Rechnungsnummern in einem Ordner ablegen, lässt sich die Vollständigkeit des Ordners recht einfach kontrollieren. Bäckerei Extra! gibt Ihnen die Möglichkeit, die Rechnungen auch nach Kunden zu listen!